Définir les besoins

Avant de préparer un utilitaire de gestion, il est nécessaire de faire une analyse des besoins de l’organisation. Questionnez-vous sur la finalité du projet, sur l’organisation du travail, sur les difficultés que vous pourriez rencontrer.

1)      Quel est l’objectif du projet. L’objectif doit être très clair. Prenez le temps de définir avec beaucoup de précision cette finalité, s’il s’agit d’un rapport assurez-vous de savoir avec exactitude toutes les informations requises dans le rapport. Les données doivent être disponibles avec une grande rigueur si ce n’est le cas prévoyez d’avance comment vous allez gérer des exceptions.

 

2)      Questionnez-vous sur l’organisation du travail. La séquence d’exécution des tâches est importante, assurez-vous de bien positionner comment les activités qui seront faites avec votre utilitaire s’implantent dans l’organisation du travail.

 

3)      A qui s’adresse l’utilitaire.  Un usager compétent et fiable permet d’aller un peu loin dans l’automatisation, vous pouvez lui donner accès à des composantes de l’utilitaire plus sensibles comme les bases de données, les procédures VBA et offrir plus de possibilités de chargement et gérer des exceptions plus nombreuses.

En opposition à un usager moins expérimenté, vous devrez être limité, avec une gamme de protection, d’onglets, de fichiers, de procédures ainsi que des validations de saisies particulièrement complètes. Si plusieurs usagers se partagent le même utilitaire il est nécessaire de considérer à limiter d’une manière importante la gestion des paramètres et la sécurité du fichier.

 

4)      Quelle est la source des données. Bien que Microsoft Excel permet le chargement de données d’une multitude de sources, il est important de planifier et d’être certain des sources de données. Les chargements des données provenant de d’autre source forcent le programmeur VBA à insérer des procédures de mise en forme des données spécifiques à leurs origines.  Il est aussi nécessaire de s’assurer que la source des données est constante et identique. Par exemple, si vous automatiser le chargement de fichier Excel 2003, vous devez vous assurer que vous n’aurez  pas à charger un classeur 2007 à votre insu.

 

5)      Le niveau de détail requis pour faire le traitement, est-il adéquat? Vous ne pourrez jamais avoir un niveau de détail plus précis à la sortie de votre utilitaire que l’information disponible au départ.

 

6)  Comment assurer l’intégrité des données.  Plusieurs options doivent être envisagées :

–    l’utilisation de liste déroulante pour contrôler la saisie et les
rapports;

–    éviter les formules multi-fichier qui diminuent le niveau de
contrôle de l’usager;

–    écrire des procédures complètes qui incluent la totalité des
adresses sans prendre pour acquis l’emplacement de la cellule
active.

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Les éléments de Visual Basic Editor

Lorsque vous voulez modifier une macro existante ou créer une nouvelle macro, vous accédez à la fenêtre Code de Visual Basic Editor.

Assurez-vous que le ruban développeur soit affiché

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Pour accéder à Visual Basic Editor, sélectionnez  ruban développeur, Visual Basic Editor ou tapez le raccourci clavier Alt + F11

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Ce qui vous permet d’accéder à la fenêtre de Visual Basic Editor

 

Fenêtre Visual Basic Editor

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Astuce : habituellement l’enregistrement des macros avec l’enregistreur des macros est la méthode la plus rapide et la plus sure pour démarrer un projet VBA. L’enregistreur de macros convertit les commandes effectuées lors de l’enregistrement en code Visual Basic.

L’explorateur de projets 

Cette fenêtre nous permet de visualiser les projets, interfaces et modules. A l’aide de la souris vous pouvez cliquez sur les éléments et accéder au code.

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L’explorateur d’objets 

Il est une excellente source d’information. Cette fenêtre démontre les différentes propriétés et méthodes disponibles dans les bibliothèques d’objets pour votre projet Visual basic.

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La fenêtre Code 

Cette fenêtre permet d’éditer des procédures Visual Basic créées pour vos besoins spécifiques. Elle vous sera très utile en mode débogage pour vous aider à retracer des erreurs.

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Fenêtre UserForm ou Interface 

C’est dans cette fenêtre que vous pourrez personnaliser vos interfaces selon vos besoins particuliers grâce à la boîte à outils.

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Fenêtre Propriétés 

Cette fenêtre est disponible lorsque vous voulez voir et personnaliser les propriétés d’un objet dans Microsoft Excel.

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Raccourcis clavier pour Excel

Lorsque nous travaillons avec Microsoft Excel, nous pouvons utiliser plusieurs raccourcis clavier pour être plus rapide et gagner du temps.

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Piloter son entreprise avec un tableau de bord Excel !

 

Un tableau de bord est un instrument essentiel à toute démarche de progrès pour une entreprise.

Faut-il poursuivre dans la même direction ? Mettre les bouchés doubles ? Modifier notre approche ? Le tableau est un aide à la décision.

Pour construire un tableau de bord, le créateur doit être méthodique en tenant compte des attentes des dirigeants, des spécificités de l’entreprise et de la disponibilité des données.

Définissons d’abord où nous souhaitons aller avant de déterminer la mesure de nos avancements.

Notre tableau de bord n’est pas simplement une vue graphique des résultats de l’entreprise. Il ne s’agit pas d’un simple rapport mais bien d’un outil complexe qui réduit l’incertitude lors des prisent de décisions. Il contribue à canaliser l’énergie vers un objectif général pour l’entreprise, c’est aussi un outil de communication important qui permet de focalisé les efforts de tous sur des objectifs précis.

Notre tableau de bord sera composé d’indicateurs pertinents. Voici quelques pistes pour trouver de bons indicateurs.

  • Ils doivent mesurer la performance selon des axes de progrès désirés pour l’entreprise
  • Ils doivent être adaptés à la disponibilité des données d’affaires de l’entreprise.
  • Ils doivent être enligné avec les prises de décision des gestionnaires.
  • Ils doivent être en symbiose avec la direction des dirigeants de l’entreprise

Notre tableau de bord doit être conçu pour avoir en tête que les décideurs peuvent simplement et facilement avoir accès aux résultats de l’entreprise. Orienté dès sa conception selon les objectifs de l’entreprise, il mesure les résultats et signale au décideur les anomalies. De plus, il suggère des correctifs.

Par exemple :

Pour des activités de production, un bon indicateur permettrait de voir la quantité d’unité qui est à produire à chacune des étapes de production ainsi que le délai moyen de production.

Pour les entreprises qui fabriquent des produits sur mesure, un bon indicateur mesurerait les pertes de temps reliées à la reconfiguration des lignes de productions entre chaque nouvelle production pour orienter l’ordre de production optimal.

Pour la planification de la main d’œuvre, un bon indicateur mesurait le volume de travail, les ressources et le temps supplémentaire requis.

Pour le responsable des finances, un bon indicateur comparait le temps moyen des comptes recevables et le temps moyen des comptes payables.

Les exemples sont grands et habituellement composés de plusieurs informations différentes. Il ne s’agit pas d’un tableau avec des ratios, mais bien d’une aide à la prise de décision pour piloter l’entreprise.

J’ai vu à plusieurs reprises des organisations avoir des résultats fantastiques grâce à des tableaux de bord. Nous savons que les décideurs ont un meilleur éclairage qui leur permet de prendre de meilleures décisions plus rapidement, mais l’effet de mobilisation du personnel est aussi très important. J’ai en mémoire une usine de production de Montréal qui avait plusieurs lignes de production et qui, systématiquement lors des rencontres hebdomadaires, affichait les résultats de chaque ligne de productions à l’ensemble des contremaîtres. L’effet mobilisateur a été plus que positif et quasi instantané.

Pour une offre d’expert sur la création de tableau de bord.

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Masquer pour protéger

 

Une bonne méthode pour protéger les données sensibles, c’est de les cacher.

 

Il est souvent nécessaire de protéger des données simplement pour les conserver confidentiels, que ce soit des données financières, des prévisions ou des informations qui touchent les secrets d’entreprises.

 

Microsoft Excel contient des objets qui peuvent être manipulés au niveau des caractéristiques « Propriété » et avec des actions « Méthodes » pour masquer des données aux usagers. Nous utilisons la stratégie suivante :

 

1) Nous assemblons toutes les données stratégiques, confidentielles et sensibles dans un onglet, ou plusieurs onglets, destiné à cet usage. Les onglets ont une propriété intéressante;

 

– Visible

– Masque

– Vraiment masqué

 

Il va de soit que nous utiliserons la propriété ‘vraiment masqué’

 

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2) Pendant l’exécution de nos procédure VBA, il peut être nécessaire d’afficher les onglets qui contiennent nos précieuses données. La méthode consiste donc à ajouter quelques instructions à nos procédures.

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De cette manière, on ne verra jamais l’onglet « feuil2 » visible et l’usager ignora jusqu’à sont existence.

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Les userforms utiles pour la documentation

 

Un des défis rencontrés lors de la création d’un utilitaire est de rendre ceux-ci conviviales et faciles d’utilisation. Bien que les utilitaires soient habituellement fait sur mesure, ils sont souvent destinés à beaucoup d’usager ayant des habiletés différentes.

 

Idéalement, les usagers devraient utiliser les utilitaires pratiquement d’une manière intuitive, la structure du fichier et les explications contenues dans l’utilitaire devraient être suffisantes pour l’usager. Accompagner un utilitaire par un guide en format pdf ou Word n’est pas particulièrement apprécié dans des environnements où nous avons tous l’obligation d’être rapidement efficace.

 

Un des moyens que nous utilisons pour informer les usagers est très utile. En effet, les userforms personnalisés contiennent de l’information pertinente à l’étape où sont rendus les utilisateurs.

 

J’attache simplement mes userforms à une image, à plusieurs étapes importantes, pour informer les usagers d’une manière précise.

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Des procédures claires dans un classeur propre

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Je trouve toujours intéressant de lire des journalistes chevronnés qui possèdent bien leurs métiers et leurs sujets. Ils utilisent leurs connaissances pour faire ressortir un point de vue bien démontré avec des arguments précis.

Il est aussi possible de clarifier nos procédures Visual Basic dans Excel de façon à ce qu’elles soient facilement comprises.

Il est fréquent pour bien des utilisateurs de Microsoft Excel d’utiliser l’enregistreur de macro-commande pour générer des procédures VBA qui seront utilisées dans nos classeurs. L’avantage indéniable de procéder ainsi, c’est la facilité. Il est tellement plus facile de générer du code avec cet outil que de partir de la page blanche. L’inconvénient par contre, c’est que pour allez plus loin et créer des procédures vraiment efficaces, il sera nécessaire d’ajouter des instructions supplémentaires; qu’il s’agisse de boîtes de dialogue, de variables, d’instructions conditionnelles ou d’instructions bouclées, etc.

Il importe donc de ne pas se contenter de la procédure enregistrée, mais de la clarifier  pour nous permettre à la fois d’ajouter des instructions complémentaires qui nous permettront d’être plus efficace et de faciliter les ajustements futurs au classeur.

Voici un exemple concret d’une personne qui a utilisé l’enregistreur de macro-commande pour créer une liste de mois, avec une police de 14 et gras pour l’entête tandis que les mois sont simplement en gras avec la police par défaut.

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1) Le nom de la procédure ainsi que la description mis en commentaire ne sont pas pertinents et clairs. Je renomme donc la procédure et détruis les commentaires :

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Devient :

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2) En examinant le code généré par l’enregistreur de macro-commande je constate que je peux remplacer deux étapes par une seule puisqu’il n’est pas nécessaire de sélectionner une cellule pour ensuite lui attribuer une valeur. Nous pouvons lui attribuer directement une valeur sans l’avoir sélectionnée au préalable. Donc, je fais le premier changement suivant :

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Devient :

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3) Pour le titre de la liste je constate que le code généré par l’enregistreur de macro n’a pas seulement enregistré les propriétés Gras et police 14 désirées par le programmeur, mais aussi des propriétés qui ne sont pas modifiées tel que l’absence d’encadrement, l’absence de soulignement, la couleur du caractère. Ces dernières instructions sont inutiles et surchargent le code. Je m’assure aussi de bien mettre en forme la ligne de titre en entier (Range(« C3:C14 »).Select).

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Devient :

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4) Puisque je ne sélectionne pas physiquement les cellules avant de leur attribuer une valeur, la dernière instruction me positionnant en haut de la liste n’est plus requise. Donc, je retire l’instruction suivante :

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Et voici le résultat final une fois la procédure épurée :

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Zones texte

 

Les zones de texte dans Excel

Les zones de texte sont un outil important dans Excel. Pour insérer des zones de texte sur les feuilles Excel, Allez dans le ruban insertion et cliquez sur l’icône approprié, déplacez le curseur vers la feuille, cliquez et tenez le bouton gauche de la souris et agrandissez la boîte de texte aux dimensions désirées. Vous pouvez utiliser la même méthode pour insérer tous les objets disponibles à partir de la barre d’outils « Dessin ».

Note importante : Quand la bordure de la zone de texte est constituée de barres obliques, vous êtes en mode modification du texte. Cliquez sur la bordure et elle devient un ensemble de petits points, vous êtes alors en mode modification de l’objet zone de texte et vous pouvez modifier la couleur intérieure, les bordures et traits et la gestion de l’impression de la zone de texte.

Pour qu’une zone de texte soit visible à l’écran mais ne soit pas imprimée, cliquez sur la bordure (petits points) avec le bouton droit de la souris et choisissez « Format de la zone de texte/Propriétés » et supprimez le crochet à « Imprimer l’objet ».

La plupart du temps, je souhaite que mes zones de texte n’aient pas de bordures et de fonds. Pour ce faire, je clique avec le bouton droit sur la bordure (petits points), je sélectionne « Format de la zone de texte / Couleurs et traits et je choisis « Aucun remplissage » dans « remplissage / Couleur » et aucun trait dans « Bordure / Couleur ».

Vous pouvez vous servir des zones de texte pour des titres en gros caractères, des notes, pour construire des formulaires, comme ancres de liens hypertexte et comme boutons de commande pour mes (procédures VBA) macros.

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Attacher une macro à un dessin

 

Il est intéressant, même pratique, de placer une macro sur un bouton de commande. Cela est plus facile pour les usagers d’utiliser les options que vous leur avez préparées pour eux. Mais ces boutons manquent d’esthétisme, d’originalité. C’est pourquoi Excel vous offre aussi la possibilité d’affecter une macro à un dessin. Avec un peu de travail, ces dessins peuvent avoir des formes très intéressantes. Voici quelques exemple.

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Avant de pouvoir attacher une macro à un dessin, il vous faut deux choses : un dessin et une macro. On présume ici que vous avez déjà les deux. La prochaine partie consiste seulement à attacher la macro au dessin.

  • Placez le curseur par-dessus le dessin.
  • Appuyez sur le bouton droit de la souris.
  • Du menu contextuel, sélectionnez l’option Affecter une macro.
  • Dans la liste des macro-commandes, sélectionnez celle de votre choix.
  • Appuyez sur le bouton OK.
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