Chroniques du Développeur

Avant de préparer un utilitaire de gestion, il est nécessaire de faire une analyse des besoins de l’organisation. Questionnez-vous sur la finalité du projet, sur l’organisation du travail, sur les difficultés que vous pourriez rencontrer.

1)      Quel est l’objectif du projet. L’objectif doit être très clair. Prenez le temps de définir avec beaucoup de précision cette finalité, s’il s’agit d’un rapport assurez-vous de savoir avec exactitude toutes les informations requises dans le rapport. Les données doivent être disponibles avec une grande rigueur si ce n’est le cas prévoyez d’avance comment vous allez gérer des exceptions.

2)      Questionnez-vous sur l’organisation du travail. La séquence d’exécution des tâches est importante, assurez-vous de bien positionner comment les activités qui seront faites avec votre utilitaire s’implantent dans l’organisation du travail.

3)      A qui s’adresse l’utilitaire.  Un usager compétent et fiable permet d’aller un peu loin dans l’automatisation, vous pouvez lui donner accès à des composantes de l’utilitaire plus sensibles comme les bases de données, les procédures VBA et offrir plus de possibilités de chargement et gérer des exceptions plus nombreuses.

En opposition à un usager moins expérimenté, vous devrez être limité, avec une gamme de protection, d’onglets, de fichiers, de procédures ainsi que des validations de saisies particulièrement complètes. Si plusieurs usagers se partagent le même utilitaire il est nécessaire de considérer à limiter d’une manière importante la gestion des paramètres et la sécurité du fichier.

4)      Quelle est la source des données. Bien que Microsoft Excel permet le chargement de données d’une multitude de sources, il est important de planifier et d’être certain des sources de données. Les chargements des données provenant de d’autre source forcent le programmeur VBA à insérer des procédures de mise en forme des données spécifiques à leurs origines.  Il est aussi nécessaire de s’assurer que la source des données est constante et identique. Par exemple, si vous automatiser le chargement de fichier Excel 2003, vous devez vous assurer que vous n’aurez  pas à charger un classeur 2007 à votre insu.

5)      Le niveau de détail requis pour faire le traitement, est-il adéquat? Vous ne pourrez jamais avoir un niveau de détail plus précis à la sortie de votre utilitaire que l’information disponible au départ.

6)  Comment assurer l’intégrité des données.  Plusieurs options doivent être envisagées :

–    l’utilisation de liste déroulante pour contrôler la saisie et les
rapports;

–    éviter les formules multi-fichier qui diminuent le niveau de
contrôle de l’usager;

–    écrire des procédures complètes qui incluent la totalité des
adresses sans prendre pour acquis l’emplacement de la cellule
active.

Un tableau de bord est un instrument essentiel à toute démarche de progrès pour une entreprise.

Faut-il poursuivre dans la même direction ? Mettre les bouchés doubles ? Modifier notre approche ? Le tableau est un aide à la décision.

Pour construire un tableau de bord, le créateur doit être méthodique en tenant compte des attentes des dirigeants, des spécificités de l’entreprise et de la disponibilité des données.

Définissons d’abord où nous souhaitons aller avant de déterminer la mesure de nos avancements.

Notre tableau de bord n’est pas simplement une vue graphique des résultats de l’entreprise. Il ne s’agit pas d’un simple rapport mais bien d’un outil complexe qui réduit l’incertitude lors des prisent de décisions. Il contribue à canaliser l’énergie vers un objectif général pour l’entreprise, c’est aussi un outil de communication important qui permet de focalisé les efforts de tous sur des objectifs précis.

Notre tableau de bord sera composé d’indicateurs pertinents. Voici quelques pistes pour trouver de bons indicateurs.

• Ils doivent mesurer la performance selon des axes de progrès désirés pour l’entreprise
• Ils doivent être adaptés à la disponibilité des données d’affaires de l’entreprise.
• Ils doivent être enligné avec les prises de décision des gestionnaires.
• Ils doivent être en symbiose avec la direction des dirigeants de l’entreprise

Notre tableau de bord doit être conçu pour avoir en tête que les décideurs peuvent simplement et facilement avoir accès aux résultats de l’entreprise. Orienté dès sa conception selon les objectifs de l’entreprise, il mesure les résultats et signale au décideur les anomalies. De plus, il suggère des correctifs.

Par exemple :

Pour des activités de production, un bon indicateur permettrait de voir la quantité d’unité qui est à produire à chacune des étapes de production ainsi que le délai moyen de production.

Pour les entreprises qui fabriquent des produits sur mesure, un bon indicateur mesurerait les pertes de temps reliées à la reconfiguration des lignes de productions entre chaque nouvelle production pour orienter l’ordre de production optimal.

Pour la planification de la main d’œuvre, un bon indicateur mesurait le volume de travail, les ressources et le temps supplémentaire requis.

Pour le responsable des finances, un bon indicateur comparait le temps moyen des comptes recevables et le temps moyen des comptes payables.

Les exemples sont grands et habituellement composés de plusieurs informations différentes. Il ne s’agit pas d’un tableau avec des ratios, mais bien d’une aide à la prise de décision pour piloter l’entreprise.

J’ai vu à plusieurs reprises des organisations avoir des résultats fantastiques grâce à des tableaux de bord. Nous savons que les décideurs ont un meilleur éclairage qui leur permet de prendre de meilleures décisions plus rapidement, mais l’effet de mobilisation du personnel est aussi très important. J’ai en mémoire une usine de production de Montréal qui avait plusieurs lignes de production et qui, systématiquement lors des rencontres hebdomadaires, affichait les résultats de chaque ligne de productions à l’ensemble des contremaîtres. L’effet mobilisateur a été plus que positif et quasi instantané.

Pour une offre d’expert sur la création de tableau de bord.